Le transfert de connaissance, comme levier de croissance : vous y croyez, vous ?
Nous, chez Smart Tribune, oui. Et les études l’affirment aussi. Les entreprises qui priorisent le transfert de connaissance dans leur stratégie sont 4,5 fois plus susceptibles d’avoir des équipes engagées. Mais ce n’est pas tout : avec cette méthode, la productivité augmenterait de +25 % et le taux de rotation du personnel diminuerait de 35 %. (Source : Zippia).
Ces statistiques impressionnantes soulignent que l’efficacité d’une entreprise ne dépend pas seulement de ses produits. Ni d’une stratégie marketing gagnant-gagnant. Ou uniquement du déploiement d’outils de selfcare, pour offrir une expérience client fluide. Aujourd’hui, la rentabilité d’une entreprise repose aussi sur sa capacité à prioriser le transfert de connaissance.
Que vous soyez un nouveau manager cherchant à développer son équipe ou un professionnel chevronné voulant perfectionner ses compétences… Ce guide vous fournira les outils, ressources et techniques nécessaires pour y arriver. C’est parti !
Le transfert de connaissance (ou Knowledge Transfer en anglais) correspond au processus au cours duquel les collaborateurs ou dirigeants d’une entreprise partagent leurs compétences, savoirs, informations, expériences ou idées… Avec d'autres départements ou individus au sein de l’environnement de travail.
Ce processus peut impliquer différentes méthodes et ressources : mentorat, formation, coaching ou simplement du partage d'informations grâce aux différents canaux de communication de l’organisation.
L'objectif du transfert de connaissance est de veiller à ce que les savoirs soient efficacement transmis et conservés au sein d'une organisation, d'une équipe ou d'une communauté. En partageant leur expertise et leur expérience, chaque individu peut capitaliser sur ses succès et éviter de commettre les erreurs des autres. Résultats ? Ce partage de connaissance conduit à une meilleure prise de décision et à une amélioration des performances.
Mais pour transférer au mieux l’ensemble des savoirs, les entreprises ont besoin d’une aide technologique. Ou en d’autres termes, une solution pour stocker, gérer et partager les informations facilement. C’est là qu’un système de gestion des connaissances est particulièrement utile.
Un système de transfert de connaissance est un outil puissant qui assure le passage des savoirs sans accroc. Grâce à un tel logiciel, vous évitez les tonnes de fichiers et de dossiers qui s’accumulent sur votre bureau. Tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent y accéder librement, sans passer des heures à chercher la bonne information… Au mauvais endroit.
Si la gestion des connaissances n'est pas un sujet familier pour vous, voici quelques ressources utiles, avant de continuer votre lecture :
La mise en place du transfert de connaissance est un véritable atout pour votre entreprise. Ce processus cherche à organiser, stocker et distribuer la connaissance en interne. Il améliore l’efficacité, réduit les erreurs, favorise l’innovation, notamment grâce à des sessions de partage de connaissance.
Si vous hésitez encore, voici 4 raisons de développer le Knowledge Transfer dans votre entreprise :
Le transfert de connaissances permet aux organisations de partager leur expertise, leurs compétences et leur expérience. Le tout, entre équipes, projets et départements, lors de sessions dédiées. Mais dans quel cas utiliser ce processus ? Voici quelques exemples :
Un transfert de la connaissance efficace nécessite une planification minutieuse, une communication claire et une approche structurée. Voici 6 étapes clés à suivre, lors de la mise en place du processus :
La première étape est d’identifier les sujets de partage de connaissances qui doivent être transférés. Pour y parvenir, nous vous conseillons de cartographier les compétences, l'expertise et l'expérience essentielles à la réussite d'un projet, d'une stratégie ou d'une fonction.
Par exemple, si votre organisation met en place une nouvelle plateforme technologique, les connaissances à transférer peuvent inclure :
Une fois les connaissances identifiées, l’étape suivante consiste à identifier les destinataires. Qui sont les personnes qui ont besoin de ce savoir ? Et quelles sont leurs particularités ?
Tous les individus apprennent et traitent l'information de différentes manières. Pour transférer efficacement les connaissances, il est essentiel d'adapter la méthode d’apprentissage aux besoins et au fonctionnement de chacun.
En interne, le public cible peut également être composé de différentes équipes. Par exemple, si votre entreprise met en place une nouvelle stratégie marketing, le public cible peut inclure l'équipe marketing, l'équipe commerciale et l'équipe du service client.
Certaines personnes apprennent mieux grâce à une formation pratique. D'autres préfèrent l’apprentissage par la lecture ou la participation à des webinars. Votre méthode d’apprentissage doit s’adapter en fonction du public cible, pour réussir le transfert de connaissance.
Parmi les méthodes existantes, on retrouve notamment les sessions de formation, le coaching, le mentorat, la documentation numérique, l’observation sur le terrain… À vous de choisir la bonne méthode, pour transmettre les bonnes informations au bon public cible.
Par exemple, si vous souhaitez former votre service client B2B ou B2C à l’utilisation d’un nouveau logiciel, une session de démonstration sera potentiellement plus pertinente qu’une notice écrite de 45 pages.
En trouvant la bonne méthode, vous favorisez la mémorisation des connaissances partagées, et une meilleure application en temps voulu.
La notion d’approche structurée est essentielle. Elle garantit que le processus soit organisé, fluide, cohérent et efficace. Sans approche structurée, le Knowledge Transfer sera désordonné, incohérent, source d’erreurs ou d’inefficacités.
Alors, pour éviter d’en arriver là, votre priorité est de développer un plan d’action clair et précis :
Par exemple, lors d’un lancement de nouveau produit, votre entreprise peut prévoir une période de formation de 4 semaines, pour s’assurer que tous les membres de l’équipe sont correctement formés.
Pour transmettre efficacement la connaissance, il est important de créer un environnement propice à l'apprentissage. Un tel cadre stimule le moral de tous, rend les employés heureux et facilite l’apprentissage de nouvelles informations. En bref : des raisons supplémentaires de rester fidèle à l’entreprise !
Pour créer un environnement favorable, il est nécessaire d’encourager les membres de chaque équipe à poser des questions et de créer des opportunités de mettre en application la connaissance.
Par exemple, votre organisation souhaite mettre en place un nouveau processus de vente ? La création d'un environnement favorable peut impliquer l'attribution d'un mentor à chaque membre de l'équipe de vente, pour fournir un accompagnement et un soutien continu.
Cette dernière étape est indispensable. Comme dans toute stratégie de gestion de projets, il s’agit du suivi des performances. Pour s'assurer que le transfert de connaissance est efficace, pensez à mesurer et évaluer son succès.
En assurant un suivi régulier, vous serez capable d’identifier les points forts et les faiblesses de votre entreprise, lors du processus de Knowledge Transfer. Pour y parvenir, assurez-vous de recueillir les commentaires des membres de l’équipe, et de surveiller vos progrès dans la durée.
Par exemple, si votre entreprise déploie un nouveau processus de gestion de projet, pensez à suivre le respect des délais et du budget, mais aussi à collecter les feedbacks des membres de votre équipe sur l’efficacité du nouveau process.
Êtes-vous prêts à passer à l’action ? Pour vous aider, voici notre meilleur modèle de transfert de connaissance. On parle également de POS (Procédure Opérationnelle Standard) ou de SOP (Standard Operating Procedure).
Ce modèle est idéal pour documenter vos processus étape par étape. Il comprend des sections pour préciser l'objectif, la portée, les responsabilités, les matériaux nécessaires, les procédures et les références.
L'utilisation d'un modèle POS aide les entreprises à documenter leurs processus et procédures dans un format cohérent et standardisé. Cette cohérence peut contribuer à améliorer la qualité, réduire les erreurs et augmenter l'efficacité en interne.
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Nom de la tâche ou de la corvée spécifique |
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Objectif - Décrivez brièvement pourquoi la tâche est accomplie : |
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Portée - Où et à qui s'applique la procédure ? |
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Responsabilité - Qui est responsable de s'assurer que la tâche est accomplie ? Vous pouvez utiliser des noms propres, l’intitulé du poste ou le niveau de compétences requis pour cette section. |
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Outils - Quels outils spécifiques (matériaux, ressources, équipements, instruments, fournitures, etc.) sont nécessaires pour accomplir la tâche ? |
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Procédure - Quelles sont les étapes de la tâche, dans l'ordre (du début à la fin) ? Précisez les étapes de préparation. Utilisez des phrases courtes, directes et des mots simples. Les listes à puces ou numérotées sont les bienvenues ! |
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Vérification/documentation - Comment allez-vous vérifier que la procédure a été correctement réalisée ? Et quelles documentations allez-vous conserver ? |
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Date |
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Rédacteur de la Procédure Opérationnelle Standard (POS) |
Ce modèle est similaire au précédent, mais il est surtout utilisé pour documenter des instructions plus détaillées pour une tâche ou une activité spécifique.
Il comprend généralement des sections pour l'objectif, la portée, les outils nécessaires, les précautions de sécurité, les instructions étape par étape et les références.
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NOM DU PROJET |
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DATE DU PROJET |
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PERSONNE RESPONSABLE |
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PROJET APPROUVÉ PAR… |
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DESCRIPTION DU PROJET |
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OBJECTIF |
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ACTIONS |
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CE QU’IL RESTE À FAIRE |
En plus de ces modèles ci-dessus, Smart Tribune vous aide à utiliser la technologie avancée pour transférer vos connaissances sans accroc. Le tout, grâce à notre fonctionnalité Smart Knowledge.
Smart Knowledge est la base de connaissance centralisée la plus puissante du marché. Elle vous permet de centraliser vos process et d’offrir un accès à une mine d’or d’informations pour vos équipes.
Pour aller encore plus loin, nous proposons également Smart Dashboard : un centre de contrôle pour piloter votre connaissance à grande échelle. Ce tableau de bord collaboratif simplifie la centralisation, la diffusion et l’analyse de toutes vos connaissances.
Il s’agit du processus de transfert de savoirs, de compétences ou d'expertise d'un individu ou d'un groupe à un autre.
La technologie joue un rôle important dans la gestion et le partage des connaissances. En fournissant des outils, ressources et des plateformes pour le partage, le stockage et l'accès à l'information, elle influence presque tous les aspects majeurs du processus.
Les technologies les plus utilisées sont les logiciels collaboratifs, les systèmes de gestion des connaissances et les systèmes de gestion de l'apprentissage… Comme Smart Tribune.
Une session de transfert de connaissance est une réunion ou une discussion, visant à faciliter la transmission de connaissance entre des individus ou des groupes. Elle peut impliquer le partage de bonnes pratiques, de la formation, du coaching, etc.
Le transfert de connaissance est le moteur de toute entreprise. Cette méthode de partage permet de prospérer, de faire preuve d’amélioration continue, de créer une culture du progrès et de booster la productivité.
Alors, prêts à en faire une priorité dès maintenant ? Pour y parvenir, nous vous aidons dans la gestion de vos connaissances internes, grâce à Smart Knowledge. Planifions une démo, pour découvrir la base de connaissance que votre entreprise et vos équipes méritent :