Transfert de connaissance : le guide complet

Le transfert de connaissance, comme levier de croissance : vous y croyez, vous ? 

Nous, chez Smart Tribune, oui. Et les études l’affirment aussi. Les entreprises qui priorisent le transfert de connaissance dans leur stratégie sont 4,5 fois plus susceptibles d’avoir des équipes engagées. Mais ce n’est pas tout : avec cette méthode, la productivité augmenterait de +25 % et le taux de rotation du personnel diminuerait de 35 %. (Source : Zippia).

Ces statistiques impressionnantes soulignent que l’efficacité d’une entreprise ne dépend pas seulement de ses produits. Ni d’une stratégie marketing gagnant-gagnant. Ou uniquement du déploiement d’outils de selfcare, pour offrir une expérience client fluide. Aujourd’hui, la rentabilité d’une entreprise repose aussi sur sa capacité à prioriser le transfert de connaissance. 

Au programme de cet article : 

• Qu’est-ce que le transfert de connaissance ? Définition
• Pourquoi le transfert de connaissance est indispensable pour votre entreprise ?
• Transfert de connaissance : cas d’usage
• Comment transférer efficacement les connaissances ? 6 étapes à suivre
• Le meilleur modèle de transfert de connaissance
• FAQ sur le transfert de connaissance

Que vous soyez un nouveau manager cherchant à développer son équipe ou un professionnel chevronné voulant perfectionner ses compétences… Ce guide vous fournira les outils, ressources et techniques nécessaires pour y arriver. C’est parti !

Qu’est-ce que le transfert de connaissance ? Définition

Le transfert de connaissance (ou Knowledge Transfer en anglais) correspond au processus au cours duquel les collaborateurs ou dirigeants d’une entreprise partagent leurs compétences, savoirs, informations, expériences ou idées… Avec d'autres départements ou individus au sein de l’environnement de travail.

Ce processus peut impliquer différentes méthodes et ressources : mentorat, formation, coaching ou simplement du partage d'informations grâce aux différents canaux de communication de l’organisation. 

L'objectif du transfert de connaissance est de veiller à ce que les savoirs soient efficacement transmis et conservés au sein d'une organisation, d'une équipe ou d'une communauté. En partageant leur expertise et leur expérience, chaque individu peut capitaliser sur ses succès et éviter de commettre les erreurs des autres. Résultats ? Ce partage de connaissance conduit à une meilleure prise de décision et à une amélioration des performances.

Mais pour transférer au mieux l’ensemble des savoirs, les entreprises ont besoin d’une aide technologique. Ou en d’autres termes, une solution pour stocker, gérer et partager les informations facilement. C’est là qu’un système de gestion des connaissances est particulièrement utile. 

Un système de transfert de connaissance est un outil puissant qui assure le passage des savoirs sans accroc. Grâce à un tel logiciel, vous évitez les tonnes de fichiers et de dossiers qui s’accumulent sur votre bureau. Tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent y accéder librement, sans passer des heures à chercher la bonne information… Au mauvais endroit.

Si la gestion des connaissances n'est pas un sujet familier pour vous, voici quelques ressources utiles, avant de continuer votre lecture :

• Comment créer et gérer efficacement vos bases de connaissance ?
• Qu’est-ce que le Knowledge Management ? Définition et enjeux
• Knowledge Management : comment créer une structure performante de gestion de la connaissance ?

Pourquoi le transfert de connaissance est indispensable, pour votre entreprise ?

La mise en place du transfert de connaissance est un véritable atout pour votre entreprise. Ce processus cherche à organiser, stocker et distribuer la connaissance en interne. Il améliore l’efficacité, réduit les erreurs, favorise l’innovation, notamment grâce à des sessions de partage de connaissance. 

Si vous hésitez encore, voici 4 raisons de développer le Knowledge Transfer dans votre entreprise : 

• Assurer la continuité de l'activité : le transfert de connaissance et de compétences est une garantie pour la santé de l’entreprise. Grâce à ce processus, l'organisation dispose en permanence de collaborateurs compétents et bien informés pour maintenir l'activité. Et ce, quels que soient les changements de personnel, l’évolution du management ou le contexte du marché
• Stimuler l'innovation : les sessions de transfert de connaissance encouragent l'innovation en réunissant des perspectives et des idées novatrices, issues de sources diverses. Les équipes s’appuient sur la connaissance pour trouver de nouvelles façons d'aborder les problèmes et y répondre efficacement.

• Améliorer la compétitivité : le transfert de connaissance peut aider une organisation à rester compétitive. Le partage stimule l’envie de suivre les dernières tendances du marché ou de mettre à jour les demandes des clients. C’est un véritable avantage concurrentiel !
• Atténuer les risques : un transfert de connaissances efficace réduit le risque d'erreurs coûteuses, de retards de projet ou d'inefficacités opérationnelles. Ces problématiques surviennent généralement en raison d'un manque d'expertise : ce ne sera pas votre cas, en faisant de la gestion de connaissances une priorité. 

Transfert de connaissance : cas d’usage

Le transfert de connaissances permet aux organisations de partager leur expertise, leurs compétences et leur expérience. Le tout, entre équipes, projets et départements, lors de sessions dédiées. Mais dans quel cas utiliser ce processus ? Voici quelques exemples :

• Intégration des nouveaux collaborateurs : le transfert de connaissances est un excellent levier d’onboarding. Au moment de rejoindre l’entreprise, la documentation aide les nouvelles recrues à se familiariser rapidement avec les politiques de l'entreprise, les procédures liées au travail et les meilleures pratiques. Ce processus facilite également l’apprentissage auprès de membres plus expérimentés de l'équipe, pour transmettre les éléments liés à la culture, aux valeurs et aux objectifs de l'organisation.
• Facilitation de la passation : un salarié quitte l’entreprise ou prend sa retraite ? Le transfert de connaissances est idéal en période de transition, pour assurer la continuité de l’activité. En transférant son savoir et ses compétences à d’autres membres de l’équipe, la perte d’informations est limitée.
• Renforcement de l’alignement entre les départements : en partageant efficacement le “Knowledge” (ou connaissances) entre les équipes, l’entreprise brise les silos. La collaboration est encouragée, ce qui améliore la prise de décision, la productivité, l’émergence de nouvelles idées et la co-construction de nouveaux produits ou services.

• Amélioration des processus : lorsqu’il existe de nombreuses procédures complexes en interne, le transfert de connaissances peut être utilisé pour améliorer les processus. Il permet d’identifier les points de blocage à améliorer, et de partager les initiatives à mettre en place par les équipes. Le tout, sans retarder le passage à l’action.

• Innovation : le Knowledge Transfer permet de muscler la créativité des collaborateurs. En partant d’un savoir tacite, ils peuvent imaginer de nouvelles idées, technologies, plans d’action… Et les diffuser simplement aux équipes concernées.
• Conservation des connaissances : ce processus limite la déperdition d’informations essentielles. Et ce, notamment quand les collaborateurs quittent l’entreprise, en cas de déménagement ou en période de transition digitale. Quelles que soient les situations, les informations sont correctement stockées.
• Déploiement de nouvelles technologies : votre entreprise fait évoluer ses systèmes informatiques ? Pas de panique. La mise en place du transfert de la connaissance garantit le maintien des savoirs, et peut aider les équipes à utiliser efficacement les nouvelles solutions mises en œuvre. Ce processus est utile pour augmenter le taux d’adoption, réduire le risque d’erreurs et améliorer la productivité des collaborateurs.
• Partage des meilleures pratiques : cette méthode aide à identifier et partager les meilleures pratiques au sein de l'organisation, permettant aux équipes d'apprendre les unes des autres et d'améliorer leurs stratégies. Résultats ? L’entreprise profite d’une plus grande standardisation, cohérence et qualité dans le travail des équipes.
• Apprentissage et amélioration continue : le transfert de connaissances facilite le développement d’une culture d'apprentissage et d'amélioration continue. Les collaborateurs sont encouragés à partager leurs connaissances, compétences et expériences avec les autres. Les équipes deviennent alors plus compétentes et mieux informées, ce qui permet à l’entreprise de progresser durablement.
• Fusions et acquisitions : si deux organisations fusionnent ou qu'une acquiert l'autre, le partage de connaissances est essentiel pour poursuivre le travail conjoint. C’est là que le Knowledge Transfer intervient, pour s'assurer que les employés disposent des informations et compétences nécessaires pour performer. 

Comment transférer efficacement les connaissances ? 6 étapes à suivre

Un transfert de la connaissance efficace nécessite une planification minutieuse, une communication claire et une approche structurée. Voici 6 étapes clés à suivre, lors de la mise en place du processus :

1- Identifier les connaissances à transférer

La première étape est d’identifier les sujets de partage de connaissances qui doivent être transférés. Pour y parvenir, nous vous conseillons de cartographier les compétences, l'expertise et l'expérience essentielles à la réussite d'un projet, d'une stratégie ou d'une fonction.

Par exemple, si votre organisation met en place une nouvelle plateforme technologique, les connaissances à transférer peuvent inclure : 

• Les étapes ou tutoriels pour prendre en main l’outil

• Les façons de résoudre les problèmes courants (bugs, etc.)
• Les explications détaillées des fonctionnalités 

2- Définir le public cible

Une fois les connaissances identifiées, l’étape suivante consiste à identifier les destinataires. Qui sont les personnes qui ont besoin de ce savoir ? Et quelles sont leurs particularités ?

Tous les individus apprennent et traitent l'information de différentes manières. Pour transférer efficacement les connaissances, il est essentiel d'adapter la méthode d’apprentissage aux besoins et au fonctionnement de chacun.

En interne, le public cible peut également être composé de différentes équipes. Par exemple, si votre entreprise met en place une nouvelle stratégie marketing, le public cible peut inclure l'équipe marketing, l'équipe commerciale et l'équipe du service client.

3- Choisir la bonne méthode

Certaines personnes apprennent mieux grâce à une formation pratique. D'autres préfèrent l’apprentissage par la lecture ou la participation à des webinars. Votre méthode d’apprentissage doit s’adapter en fonction du public cible, pour réussir le transfert de connaissance.

Parmi les méthodes existantes, on retrouve notamment les sessions de formation, le coaching, le mentorat, la documentation numérique, l’observation sur le terrain… À vous de choisir la bonne méthode, pour transmettre les bonnes informations au bon public cible. 

Par exemple, si vous souhaitez former votre service client B2B ou B2C à l’utilisation d’un nouveau logiciel, une session de démonstration sera potentiellement plus pertinente qu’une notice écrite de 45 pages. 

En trouvant la bonne méthode, vous favorisez la mémorisation des connaissances partagées, et une meilleure application en temps voulu. 

4- Développer une approche structurée

La notion d’approche structurée est essentielle. Elle garantit que le processus soit organisé, fluide, cohérent et efficace. Sans approche structurée, le Knowledge Transfer sera désordonné, incohérent, source d’erreurs ou d’inefficacités. 

Alors, pour éviter d’en arriver là, votre priorité est de développer un plan d’action clair et précis : 

• Des objectifs clairs

• Des délais précis
• Des jalons tout au long du processus 

Par exemple, lors d’un lancement de nouveau produit, votre entreprise peut prévoir une période de formation de 4 semaines, pour s’assurer que tous les membres de l’équipe sont correctement formés. 

5- Créer un environnement favorable

Pour transmettre efficacement la connaissance, il est important de créer un environnement propice à l'apprentissage. Un tel cadre stimule le moral de tous, rend les employés heureux et facilite l’apprentissage de nouvelles informations. En bref : des raisons supplémentaires de rester fidèle à l’entreprise ! 

Pour créer un environnement favorable, il est nécessaire d’encourager les membres de chaque équipe à poser des questions et de créer des opportunités de mettre en application la connaissance. 

Par exemple, votre organisation souhaite mettre en place un nouveau processus de vente ? La création d'un environnement favorable peut impliquer l'attribution d'un mentor à chaque membre de l'équipe de vente, pour fournir un accompagnement et un soutien continu.

6- Mesurer et évaluer les performances du processus

Cette dernière étape est indispensable. Comme dans toute stratégie de gestion de projets, il s’agit du suivi des performances. Pour s'assurer que le transfert de connaissance est efficace, pensez à mesurer et évaluer son succès. 

En assurant un suivi régulier, vous serez capable d’identifier les points forts et les faiblesses de votre entreprise, lors du processus de Knowledge Transfer. Pour y parvenir, assurez-vous de recueillir les commentaires des membres de l’équipe, et de surveiller vos progrès dans la durée. 

Par exemple, si votre entreprise déploie un nouveau processus de gestion de projet, pensez à suivre le respect des délais et du budget, mais aussi à collecter les feedbacks des membres de votre équipe sur l’efficacité du nouveau process.  

Le meilleur modèle de transfert de connaissance

Êtes-vous prêts à passer à l’action ? Pour vous aider, voici notre meilleur modèle de transfert de connaissance. On parle également de POS (Procédure Opérationnelle Standard) ou de SOP (Standard Operating Procedure). 

Ce modèle est idéal pour documenter vos processus étape par étape. Il comprend des sections pour préciser l'objectif, la portée, les responsabilités, les matériaux nécessaires, les procédures et les références.

L'utilisation d'un modèle POS aide les entreprises à documenter leurs processus et procédures dans un format cohérent et standardisé. Cette cohérence peut contribuer à améliorer la qualité, réduire les erreurs et augmenter l'efficacité en interne.

Modèle de Procédure Opérationnelle Standard (POS)

Modèle d'instruction de travail

Ce modèle est similaire au précédent, mais il est surtout utilisé pour documenter des instructions plus détaillées pour une tâche ou une activité spécifique. 

Il comprend généralement des sections pour l'objectif, la portée, les outils nécessaires, les précautions de sécurité, les instructions étape par étape et les références.

En plus de ces modèles ci-dessus, Smart Tribune vous aide à utiliser la technologie avancée pour transférer vos connaissances sans accroc. Le tout, grâce à notre fonctionnalité Smart Knowledge.

Smart Knowledge est la base de connaissance centralisée la plus puissante du marché. Elle vous permet de centraliser vos process et d’offrir un accès à une mine d’or d’informations pour vos équipes. 

Pour aller encore plus loin, nous proposons également Smart Dashboard : un centre de contrôle pour piloter votre connaissance à grande échelle. Ce tableau de bord collaboratif simplifie la centralisation, la diffusion et l’analyse de toutes vos connaissances.

FAQ sur le transfert de connaissance

Qu'est-ce que le transfert de connaissance ?

Il s’agit du processus de transfert de savoirs, de compétences ou d'expertise d'un individu ou d'un groupe à un autre. 

Quel est le rôle de la technologie dans la gestion et le partage des connaissances ?

La technologie joue un rôle important dans la gestion et le partage des connaissances. En fournissant des outils, ressources et des plateformes pour le partage, le stockage et l'accès à l'information, elle influence presque tous les aspects majeurs du processus.

Les technologies les plus utilisées sont les logiciels collaboratifs, les systèmes de gestion des connaissances et les systèmes de gestion de l'apprentissage… Comme Smart Tribune.

Qu'est-ce qu'une session de transfert de connaissance ?

Une session de transfert de connaissance est une réunion ou une discussion, visant à faciliter la transmission de connaissance entre des individus ou des groupes. Elle peut impliquer le partage de bonnes pratiques, de la formation, du coaching, etc. 

Le transfert de connaissance est le moteur de toute entreprise. Cette méthode de partage permet de prospérer, de faire preuve d’amélioration continue, de créer une culture du progrès et de booster la productivité. 

Alors, prêts à en faire une priorité dès maintenant ? Pour y parvenir, nous vous aidons dans la gestion de vos connaissances internes, grâce à Smart Knowledge. Planifions une démo, pour découvrir la base de connaissance que votre entreprise et vos équipes méritent  :